fungsi catatan rapat

FUNGSI CATATAN RAPAT/NOTULA

Pengertian Notula

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.

Notula  merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notula memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat.

Penulisan notula harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.

Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang diambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

Fungsi Notula

1.        Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2.        Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3.        Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

4.        Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5.        Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

6.        Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:

1.   Mendengarkan dan menulis

2.   Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

3.   Konsentrasi yang tinggi

4.   Menulis cepat

5.   Bersikap obyektif dan jujur

6.   Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

7.   Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

8.   Menguasai metode pencatatan secara sistematis

9.   Menguasai metode pengolahan data

10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.

11. Menyimpulkan hasil rapat

Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:

1.        Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.

2.        Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.

3.        Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.

4.        Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.

5.        Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.

6.        Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.

7.        Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.

8.        Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.

9.        Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.

10.    Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

Garis Besar Notula

1.        ISI NOTULA

Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :

·       Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.

·       Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).

·       Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.

·       Tempat rapat.

·       Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).

·       Nama dan jabatan pimpinan rapat.

·       Daftar hadir peserta.

·       Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.

·       Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.

·       Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.

·       Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.

·       Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).

·       Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

·           Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak bertele-tele).

·           Bahasa notula mudah dipahami pembaca.

·           Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.

·           Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.

·           Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.

·           Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.

2.        SUSUNAN NOTULA

Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menyusun notula.

·       Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.

·       Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ….. sampai selesai ……

·       Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.

·       Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa …………, maka ketua menyetujui usulan tersebut dan ………

·       Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ……… orang dan yang tidak setuju ……… orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.

·       Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta ketua rapat tersebut.

·       Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat berlangsung.

 Contoh Notula

NOTULA RAPAT

Hari,tanggal                            : Rabu, 8 Februari 2012

Waktu                                     : 14.00 s.d. 16.00 WIB

Tempat                                    : Ruang TRRC SMA Muhammadiyah

Pemimpin Rapat                      : Akbar Wicaksono

Notulis                                    : Desi Andriani

Peserta                                     : 20 orang (Daftar hadir terlampir)

Acara :

1. Pembukaan

2. Pengarahan Pembina IPM/OSIS

3. Pembentukan Panitia Festival Budaya Religi

4. Lain-lain

5. Penutup/Doa

 Risalah :

1. Rapat dibuka pada pukul 14.00 dengan membaca Basmallah.

2. Pengarahan Pembina IPM/OSIS yang intinya :

a. ………………………..

b. ……………………….

3. Pembentukan Panitia

Pembentukan panitia dipandu oleh ketua IPM/OSIS. Hasilnya sebagai berikut:

Ketua                                      : Fikrian Fajar Al Farobi

Wakil                                       : Shiddiq Anjar

Sekretaris                                : Siti Fatimah

…..

Dst,

4. Lain-lain

a. Sdr. Edi mengusulkan ……

b. Sdri. Eni bertanya …..

c. Sdri. Endang menyarankan …..

5. Penutup/Doa

Rapat ditutup pada pukul 16.00dengan bacaan Hamdallah

Wonosobo, 8 Februari 2012

Pemimpin rapat                                                                     Notulis

(Akbar Wicaksono)                                                                (Desi Andriani)

CONTOH 2.

NOTULA RAPAT

Hari, Tanggal                          : Rabu, 8 Februari 2012

Tempat                                    : Ruang TRRC SMA Muhammadiyah

Waktu                                     : pukul 13.00-15.00

Susunan Acara:

1.    Pembukaan

2.    Pengaraha dari kepala SMA Muhammadiyah

3.    Pembentukan susunan panitia pelaksana “Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” dan penetapan jadwal kerja

4.    Doa

5.    Penutup

Hasil Rapat:

1.    Rapat dipimpin dan dibuka oleh ketua IPM/OSIS SMA Muhammadiyah sdr. Fikrian Fajar pada pukul 13.00. Ketua IPM/OSIS mengharapkan susunan panitia “Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” yang akan dibentuk melibatkan wakil-wakil kelas X dan XI, dengan tujuan untuk mengembangkan pengalaman berorganisasi dan memudahkan pengomunikasian program. Kelas XII tidak dilibatkan dalam kepanitiaan karena tengah mengikuti persiapan ujian akhir nasional.

2.    Kepala SMA Muhammadiyah bapak Shodiq Al Fajar mengarahkan agar seluruh panitia dapat bekerja sama, panitia menyusun perincian atau panduan setiap seksi, setiap seksi melaporkan hasil pelaksanaan tugasnya. Jika ada kesulitan, diharapkan segera memberi tahu ketua.

3.    Susunan Panitia dan Jadwal Kerja

3.1. Susunan Kepanitiaan yang Terbentuk

1. Ketua Panitia         : Fikrian Fajar

2. Wakil Ketua           : Siti Fatimah

3. Sekretaris               : Akbar Wicaksono

4. Bendahara             : Ana Farida

5. Seksi-seksi (koordinator)

a. pengetikan dan penggandaan Makalah : Ajib Amarudin

b. Penerima Tamu                                       : Putri Ekaningtyas

c. Konsumsi                                                : Iis Dahlia

d. dst.

Catatan : setiap koordinator dipersilakan memilih anggota 3-5 orang.

3.2. Jadwal Kerja

1. Persiapan masing-masing seksi tanggal 6-8 Agustus 2009

2. Rapat akhir panitia tanggal 20 Agustus 2009, pukul 13.00-14.00

3. Pengecekan persiapan masing-masing seksi tanggal 23 Agustus 2009, pukul 14.00

4. Pelaksanaan kegiatan tanggal 24 Agustus 2009, pukul 10.00 sampai selesai

4. Doa dipimpin oleh Mohammad Fatah

5. Rapat ditutup pada pukul 15.00 WIB

Wonosobo, 8 Februari 2012

Pemimpin Rapat                                                                   Notulis

(Fikrian Fajar)                                                                (Anggun Aida)